Alla användarpartners som ingår i Smart Energi är representerade i Användargruppen. Detta är projektets övergripande forum och ger varje medlemsföretag möjlighet att påverka dess inriktning. Användargruppen utser bland annat representanterna i Styrgruppen och får fortlöpande information om hur projektet utvecklas.
Styrgruppen består av personer från medlemsföretagen och utses av Användargruppen. Utöver detta har varje användarpartner en ledningsrepresentant som arbetar med Styrgruppen och ingår i en ”utökad styrgrupp” som kan sammankallas vid behov. Styrgruppen driver den övergripande styrningen av projektet och har ansvar för organisatoriska, finansiella och juridiska frågor. Styrgruppen har kvartalsvisa möten och rapporterar i samband med dessa till Användargruppen. Förvaltningspartnern är representerad i styrgruppen av Tjänsteansvarig och en ledningsrepresentant.
Utvecklingsråd och Data science-råd organiseras och sammankallas vid behov, som t ex vid ny tjänsteutveckling eller vid större utvecklingsinsatser i befintlig portfölj. Råden består av sex representanter vardera som alla utses av Användargruppen.
Det konkreta utvecklingsarbetet drivs av Solita AB, ett konsultföretag som arbetar inom alla branscher med starkt fokus på att öka värdet av information genom att realisera digitala lösningar och bygga verksamheters förmåga att arbeta med informationsutbyte, automatisering, bra och robusta AI-modeller samt dataanalytiska metoder i verksamheten och i affärsutveckling. Utvecklingsarbetet sker i nära samarbete med Användargruppen och Smart Energi Styrgrupp.